Sähköisten viestintämenetelmien yleistyessä myös taloyhtiöissä pohditaan, kuinka yhtiön sisäistä tiedonkulkua voisi sähköistää osakkaiden tiedonsaantioikeuksia vaarantamatta. Vaikka etenkin nuorempi ikäpolvi saattaa kokea sähköisten viestintämenetelmien käytön ja niistä koituvat hyödyt itsestäänselvyydeksi, on taloyhtiössä kuitenkin huomioitava myös tietoyhteiskunnan ulkopuolella olevat asukkaat.
Onko pyykkituvan varausjärjestelmä siis mahdollista siirtää verkkoon? Voiko yhtiö tiedottaa pihatalkoista yksinomaan sosiaalisessa mediassa? Koska laki antaa vain niukasti ohjausta tämän kaltaisiin kysymyksiin, tarkastelen niitä seuraavassa lähinnä yleisten periaatteiden näkökulmasta.
Yhtiökokousta koskeva viestintä
Asunto-osakeyhtiölaissa on nimenomainen säännös koskien yhtiökokouskutsun toimittamistapaa. Lain mukaan kirjallinen kokouskutsu on toimitettava jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa tai joka on ilmoittanut sähköpostiosoitteen tai muun tietoliikenneyhteyden kutsun toimittamista varten.
Yhtiökokouskutsua ei siis voida toimittaa sähköisesti niille osakkaille, jotka eivät ole antaneet suostumustaan kyseisen viestintämenetelmän käyttöön. Kokouskutsun toimittaminen sähköisesti edellyttää, että osakas on ilmoittanut tietoliikenneyhteytensä nimenomaan yhtiökokouskutsun toimittamista varten; hallituksen muuta kautta tai muuta tarkoitusta varten saama tieto osakkaan tietoliikenneyhteydestä ei siis oikeuta toimittamaan kokouskutsua kyseisen tietoliikenneyhteyden välityksellä.
Muu tiedonkulku yhtiössä
Asunto-osakeyhtiölaissa olevan yhdenvertaisuusperiaatteen mukaan yhtiökokous, hallitus tai isännöitsijä ei saa tehdä päätöstä tai ryhtyä muuhun toimenpiteeseen, joka on omiaan tuottamaan osakkeenomistajalle tai muulle epäoikeutettua etua yhtiön tai toisen osakkeenomistajan kustannuksella. Kuten lain sanamuodosta ilmenee, yhdenvertaisuusperiaatteen soveltamisala on laaja, eikä sitä voida sivuuttaa missään yhtiön päätöksenteossa.
Yhtiön suunnitellessa sähköisten viestintämenetelmien käyttöönottoa, olisi päätöksenteossa varmistettava, ettei päätös kohtuuttomasti vaaranna osakkaiden tasapuolisia tiedonsaantioikeuksia. Mikäli yhtiö esimerkiksi tekisi päätöksen sellaisen viestintäjärjestelmän käyttöönotosta, joka käytännössä sulkisi osan osakkaista viestinnän ulkopuolelle, voitaisiin päätöksen katsoa olevan ainakin yhdenvertaisuusperiaatteen hengen vastainen.
Vaikka yhdenvertaisuusperiaate koskee ainoastaan osakkaita, on selvää, ettei valitun viestintämenetelmän tulisi sulkea muitakaan asukkaita näitä koskevan keskeisimmän viestinnän ulkopuolelle.
Viestintämenetelmät yhtiön ja osakkaiden tarpeen mukaisesti
Taloyhtiön suunnitellessa sähköisten viestintämenetelmien käyttöönottoa, olisi asiasta syytä käydä keskustelua osakkaiden kesken. Yleispätevää sääntöä hyväksyttävistä viestintämenetelmistä ei ole, vaan asia on ratkaistava tapauskohtaisesti. On selvää, että esimerkiksi yksinomaan diginatiiveista koostuvaan yhtiöön soveltuu eri viestintämenetelmät kuin varttuneemman ikäpolven asuttamaan yhtiöön.
Mikäli teknisiä taitoja edellyttävän uuden viestintämenetelmän käyttöönotto herättää vastustusta osakkaissa, olisi viestinnässä edelleen suositeltavaa hyödyntää monipuolisia viestintämenetelmiä.
Frans Bergman
Lexia Asianajotoimiston rakentamiseen ja asumiseen liittyvien oikeudellisten kysymysten asiantuntija