Vuoden 2019 alusta lähtien kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt on perustettu sähköisesti, eikä näiden osalta ole tehty enää paperisia osakekirjoja. Ennen 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden osalta tietoja on siirretty sähköiseen muotoon varsin vähän. Maanmittauslaitoksen mukaan sähköiseen järjestelmään on kertynyt tiedot yhteensä vain noin 9 000 taloyhtiön osalta. Ennen 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden osuus tästä on noin 4 400. Kaikkiaan Suomessa on noin 90 000 asunto-osakeyhtiötä.
Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen merkitsee esimerkiksi taloyhtiölle sitä, ettei sen tarvitse enää vastata osakeluettelon ylläpidosta ja miettiä esimerkiksi juridisesti vaikeiden omistajanvaihdostilanteiden yhteydessä, milloin osakeluettelomerkintä voidaan tehdä.
Yksittäisen osakkaan näkökulmasta paperisista osakekirjoista luopuminen sujuvoittaa muun muassa asuntokauppaa. Osakkaan ei myöskään tarvitse kantaa enää huolta siitä, että osakekirja pysyy varmassa tallessa.
Siirrot tulee tehdä vuoden 2023 loppuun mennessä
Tietojen siirtäminen sähköiseen järjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensiksi taloyhtiö siirtää osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistojärjestelmään, jonka jälkeen jokaisen osakkaan tulee vielä itse hakea omistajamerkintä omalle omistukselleen.
Asunto-osakeyhtiön ei tarvitse muuttaa yhtiöjärjestystään siirtoa varten. Päätöksen tietojen siirrosta tekee asunto-osakeyhtiön hallitus. Mikäli taloyhtiöllä on sopimus isännöintitoimiston kanssa, osakeluettelon siirron hoitaa tällöin isännöitsijä. Jos isännöitsijää ei ole, asian hoitaa taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai muu tehtävään valtuutettu osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolla olevan siirtopalvelun avulla.
Asunto-osakeyhtiöiden tulee tehdä osakeluetteloiden siirrot ensi vuoden loppuun mennessä.
Oman omistuksen sähköinen rekisteröinti maksaa
Asunnon myynnin yhteydessä uuden omistajan tulee hakea omistuksen rekisteröintiä kahden kuukauden kuluttua kaupasta tai omistusoikeuden siirtymisestä. Muussa tapauksessa osakkaalla on jopa 10 vuotta aikaa luopua paperisista osakekirjoista osakeluettelon siirrosta lukien.
Yksittäisen osakkaan siirtäessä omistuksensa sähköiseen muotoon, Maanmittauslaitos perii 60 euron maksun jokaisesta osakehuoneistosta. Kyseinen maksu koskee myös esimerkiksi autopaikkoja silloin, kun ne ovat erillisiä osakkeita. Maanmittauslaitos ei peri taloyhtiön osakeluettelon siirtämisestä maksua, mikäli siirto tehdään ajoissa.