Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä järjestelmä, johon kootaan vaiheittain tiedot taloyhtiöistä ja osakehuoneistoista sekä niiden omistajista ja panttauksista. Huoneistotietojärjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2019 alussa, jolloin aloitettiin uusien asunto-osakeyhtiöiden kirjaaminen järjestelmään. Keväällä 2020 Maanmittauslaitos avasi vanhojen osakeluetteloiden siirtoa varten sähköisen siirtopalvelun, jolla osakeluettelo voidaan siirtää sähköiseen muotoon.
Siirtopalveluun kirjaudutaan osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolta. Siirtopalvelussa taloyhtiö voi siirtää osakeluettelon tiedot huoneistotietojärjestelmään. Siirrettäviin tietoihin kuuluu perustiedot, alueiden ja rakennusten tiedot sekä osakehuoneistojen ja omistajien tiedot. Päätöksen osakeluettelon siirrosta tekee taloyhtiön hallitus, jonka jälkeen siirrosta ilmoitetaan osakkaille samalla tavalla kuin kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan. Lisäksi osakkaille tulee ilmoittaa, että osakeluettelon ylläpidosta vastaa jatkossa Maanmittauslaitos. Siirron jälkeen taloyhtiön velvoite ylläpitää osakeluetteloa ja selvittää omistajavaihdostilanteita päättyy.
Taloyhtiöiden tulee tehdä siirrot vuoden 2020 loppuun mennessä. Jos osakeluettelon siirto tehdään määräaikaan mennessä, siirto on taloyhtiölle maksutonta. Keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille siirtyminen huoneistotietojärjestelmään on vapaaehtoista.
Siirtopalvelu on suunnattu ensisijaisesti niille taloyhtiöille, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmä. Niiden taloyhtiöiden, joilla on isännöintijärjestelmä, kannattaa siirtää osakeluettelo vasta, kun tiedonsiirto isännöintijärjestelmän ja huoneistotietojärjestelmän välillä sekä tietopalvelu huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään voidaan ottaa käyttöön. Rajapinta isännöintijärjestelmien ja huoneistotietojärjestelmien välille on arvioitu valmistuvan vuonna 2021.