Taloyhtiöille asetettua määräaikaa osakeluetteloiden siirtämiselle huoneistotietojärjestelmään jatketaan vuodella suunnitellusta. Siirto on yhä maksutonta uuden määräajan puitteissa.
Taustaa
Huoneistotietojärjestelmä on vuonna 2019 käyttöön otettu Maanmittauslaitoksen ylläpitämä sähköinen järjestelmä, johon kootaan vaiheittain tiedot taloyhtiöstä ja osakehuoneistoista sekä niiden omistajista ja panttauksista. Järjestelmän käyttöön ottamisen yhteydessä aloitettiin uusien asunto-osakeyhtiöiden kirjaaminen järjestelmään. Vanhojen osakeluetteloiden siirtoa varten Maanmittauslaitos avasi sähköisen siirtopalvelun keväällä 2020. Siirtopalvelun kautta ennen vuotta 2019 perustettu asunto-osakeyhtiö on voinut siirtää osakeluettelon tiedot Maanmittauslaitoksen rekisteriin. Osakehuoneiston sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena. Alun perin taloyhtiöiden oli tehtävä siirrot vuoden 2022 loppuun mennessä. Määräajan sisällä tehty siirto on taloyhtiölle maksuton.
Määräajan pidentäminen
Siirtopalvelu on suunnattu ensisijaisesti taloyhtiöille, joiden käytössä ei ole isännöintijärjestelmää. Niiden taloyhtiöiden, joiden käytössä on isännöintijärjestelmä, kannattaa siirtää osakeluettelonsa pääosin isännöintijärjestelmiin rakennettavan rajapinnan kautta. Rajapinnan avaaminen on kuitenkin selkeästi viivästynyt ja osakeluetteloiden siirto sen kautta tulee mahdolliseksi aikaisintaan helmi-maaliskuussa 2021.
Normaalitilanteessa osakeluettelon siirto suunnitellusti vuoden 2022 loppuun mennessä ei aiheuttaisi merkittäviä ongelmia taloyhtiöille tai isännöintiin. Isännöintijärjestelmiin rakennettavan rajapinnan käyttöönoton viivästyminen on kuitenkin johtanut siihen, että siirtymäaika lyhentyisi alle puoleen suunnitellusta ja aiheuttaisi merkittävää ruuhkautumista siirtoon tarvittavassa asiakaspalvelussa. Tästä syystä määräaikaa asunto-osakeyhtiön osakeluettelon siirtämiselle huoneistotietojärjestelmään jatkettiin vuoden 2023 loppuun saakka. Mikäli määräaikaa ei olisi jatkettu, yhtiöille olisi jäänyt vain puolitoista vuotta aikaa toteuttaa osakeluettelon siirto määräajassa. Osakeluettelon siirto on edelleen maksutonta uuden määräajan puitteissa, mutta tämän jälkeen siitä peritään maksu.
Kuinka sujuvoittaa siirtoa?
Osakeluettelon siirto on tärkeä vaihe luovuttaessa paperisista osakekirjoista, ja siirron sujuvuuden varmistamiseksi siihen on syytä valmistautua. Ennen osakeluettelon siirtoa taloyhtiön on syytä tarkistaa muun muassa, että kaupparekisterissä olevat tiedot isännöitsijästä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtajasta ovat ajan tasalla. Yritysroolit ovat tarkistettavissa suomi.fi:n kaupparekisteritiedoista. Jos rooleja ei löydy tai jos ne ovat virheelliset, tiedot on päivitettävä kaupparekisteriin.